コミュニケーション能力を高めるために必要な3つのポイント

コミュニケーション能力を高めるために必要な3つのポイント

はじめにコミュニケーションを正しく理解する

コミュニケーション能力とは、相手に正しく情報を伝えたり相手の意思を正確にくみ取ったりする能力のことを言います。コミュニケーションというと場を盛り上げることが上手な人をイメージする人もいますが、そうではありません。確かに、さまざまな人と楽しく過ごせることは、コミュニケーションを取るうえでも大切なことです。しかし、楽しい雰囲気作りだけが仕事に必要なコミュニケーション能力ではないことを覚えておきましょう。仕事に求められるコミュニケーション能力とは、いかに論理的に相手に情報を伝え、説得するかということです。さらに、それらをスムーズに行える人をコミュニケーション能力が高い人と言います。相手が誤解しないよう情報を正しく伝え、納得させなければなりません。そのためには正しい日本語を使うことはもちろん、業界用語の理解も重要と言えます。

コミュニケーション能力が低い人に起こりがちな問題は、情報の正しい伝達ができないことです。情報を正しく伝えることができない、または正しく把握できていないと仕事にも影響が及びます。社内だけの問題で済んでいればいいですが、顧客に関わる重大な問題に発展してしまうと企業の信頼や損失につながります。これは、単に言葉の理解だけが原因ではありません。コミュニケーション能力が低い人の特徴として、聞き方や話し方が下手という以外に、他人への興味が薄い人やプライドが高い人、他人の意思を尊重しない人などがあげられます。他人に対して興味がないと、相手の話に耳を傾けようという気持ちが弱くなりがちです。プライドが高いや他人の意見を聞きたがらない人も、相手の話を疑って聞いてしまう傾向が見られます。

言葉の正しい理解と伝える能力を身につける

コミュニケーション能力を高めていくには、正しい言葉の理解は必須条件です。日本人であれば日本語を理解できていると考えてしまいがちですが、決してそうとは言いきれません。人によっては誤解したまま覚えている言葉もありますし、業界によって意味や使い方が通常とは異なる言葉もあります。それを理解できていないと、正しい意思疎通はできません。また、強弱や量などのような表現は人それぞれに違うことも覚えておくといいでしょう。例えば、10分という時間を短いと感じる人もいれば長いと感じる人もいます。自分では早く済むと感じることでも、相手にとっては違うかもしれないということです。感じ方に個人差が生じるような情報は、具体的な数字を伝えるようにしましょう。例えば「すぐに済みます」ではなく「10分ほどかかります」のほうが相手が判断しやすいですし、正しく伝わります。

感じ方の他に、必要な情報も人によって違います。商品を購入する場合で言えば、価格や素材、機能などの他にも情報は多いものです。原産地はどこなのか、アフターサービスはどうなっているのかなど人によって知りたい情報はさまざまであることを理解しておかなければなりません。相手が何を求めているのかを理解し、それに沿った情報を納得できるように伝えることが求められます。そのためには相手の話をよく聞くこと、話しながら表情をくみ取ることがポイントになります。

普段からさまざまな人に接して会話することで能力を高める

コミュニケーションの基本は、相手に何を伝えたらよいか、そして相手が何を知りたいかを正しく判断することです。そのためには、普段からさまざまなタイプの人と話す機会を増やしておきましょう。ただ話すだけではなく、会話しながら相手が何を理解できていないかを感じ取っていく能力を身につけることが大切なのです。相手が質問できる雰囲気を作ることも忘れないようにしましょう。相手も話しやすいよう、人と会話をするときは自分の言いたいことだけを押し付けるものであってはいけません。もちろん、自分がわからいないときは素直に質問する姿勢も大切です。

顧客に商品やサービスを提案する場合には、その人の好みの傾向や置かれている環境、年齢なども事前にしっかり把握しておくとスムーズなコミュニケーションにつながります。そうすることで何を求めているか理解しやすくなりますし、会話の中で必要な情報を素早く察知して用意することもできます。相手によって言葉を上手に変えることも、コミュニケーション能力を高めるうえで必要な気づかいです。例えば、業界だけで通じる用語を一般の人に使ってもわかりません。相手が理解しやすいよう思いやりを持って伝えることも、大切なコミュニケーション能力なのです。

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